FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO

En todo proceso de gestión del cambio intervienen una serie de fases que permitirán alcanzar los objetivos planteados.

1.     Definición de los objetivos del proyecto.

La primera fase consiste en la definición de los objetivos del proyecto así como una visión de cuál será la situación final tras el desarrollo del proyecto. También contempla la creación del equipo global de trabajo.

Para el correcto desarrollo y ejecución del proyecto, el primer paso será definir los objetivos que persigue y la visión de cuáles serán sus resultados. Los objetivos en esta fase serán cualitativos ya que la cuantificación de los mismos se realizará en fases posteriores. Una mala definición de estos conceptos puede conllevar indefiniciones y problemas posteriores.

Una clara visión del cambio ayuda a que todos los integrantes de la organización conozcan sus ventajas y así comprendan las ventajas que les aportará el cambio. Se creará un equipo de trabajo para todo el proyecto que básicamente estará compuesto por directivos de la organización.

2.     Diagnóstico de la situación actual.

Una vez definidas la visión y los objetivos del cambio, en esta etapa se utilizarán distintas técnicas de análisis en función de las características del proyecto. En función del tipo de proyecto a desarrollar, las herramientas pueden variar pudiendo ser por ejemplo un estudio de posicionamiento, el autodiagnostico, el desarrollo de un análisis DAFO (Debilidades Amenazas Fortalezas Oportunidades), el cálculo y análisis de costes, análisis de puestos de trabajo, etc.

Independientemente del proyecto a desarrollar, es indispensable analizar la cultura de la organización, ya que entenderla es el primer paso para gestionarla correctamente.

En este análisis hay que contemplar aspectos como:

- ¿Cuáles son las ventajas competitivas respecto a la competencia en la actualidad y cómo pueden variar en el futuro?

- ¿Cómo son los procesos de negocio?

- ¿Cómo es el proceso de distribución?

- ¿Cuál es la estructura de costes del negocio y en qué procesos se producen?

- ¿Cuáles son los costes y tiempos de gestionar la información?

- ¿Cómo se relaciona la organización con sus clientes?

- ¿Cuál es la situación tecnológica en cuanto a Internet y sistemas de información?

- ¿Qué conocimientos tienen las personas de la organización respecto a Internet y las Nuevas Tecnologías?

- ¿Cuál es el posicionamiento de la competencia frente a Internet y las Nuevas Tecnologías?

Partiendo por un lado de la información recogida con una u otra técnica y por otro lado del análisis de la cultura de la organización, ya se está en disposición de planificar el cambio.

3.     Desarrollo del plan de acciones.

La tercera fase del proceso de gestión del cambio consiste en el desarrollo del plan de acciones, así como los objetivos concretos que alcanzará. También se incluye la creación de los equipos de trabajo. En esta fase se definirán los objetivos finales del cambio, cuáles serán las tareas a realizar, así como los plazos y recursos tanto internos como externos.

Esta es una fase compleja y en algunos casos necesitará de varias aproximaciones hasta conseguir el plan de acciones y objetivos definitivos.

En esta fase se llevarán a cabo las siguientes acciones:

• Revisión del plan estratégico de la organización y su despliegue para integrar en él la figura de las Nuevas Tecnologías e Internet.

• Desarrollo del plan tecnológico partiendo de las necesidades del proyecto.

• Estudio del impacto de las Nuevas Tecnologías e Internet en los procesos de la organización.

• Desarrollo del plan de comunicación (y las correspondientes acciones de marketing) en Internet.

• Estudio del impacto de las Nuevas Tecnologías e Internet en los procesos de la organización.

• Desarrollo del plan de comunicación (y las correspondientes acciones de marketing) en Internet.

• Desarrollo del plan de comunicación interna.

El desarrollo del plan de acciones, se divide en cuatro etapas:

3.1. Objetivos finales del cambio.

3.2. Desarrollo del plan de acción.

3.3. Plan de comunicación.

3.4. Creación de equipos de trabajo.

           3.1. Objetivos finales del cambio.

En esta etapa se debe llegar a un equilibrio entre la visión y los objetivos del cambio y lo cerca o lo lejos que se está de conseguirlos, pudiendo definir objetivos intermedios.

En primer lugar se define la visión del cambio para, a partir de ahí, definir los objetivos del cambio. Estos objetivos deben ser claros, alcanzables, objetivos y medibles. Uno de los objetivos finales del cambio es alcanzar el liderazgo en un mercado determinado.

Ejemplos de estos objetivos son los siguientes:

· Alcanzar el liderazgo en un mercado determinado.

· Reducir costes.

· Aumentar la productividad.

· Disminuir la rotación del personal.

Otro punto importante es la definición de tiempo y recursos que se van a destinar para así evaluar el retorno de la inversión del proyecto.

3.2. Desarrollo del plan de acción.

La segunda etapa consiste, como su propio nombre indica, en desarrollar perfectamente el plan de acciones que dependerá totalmente del proyecto a desarrollar.

En función de si el proyecto es de dimensionamiento de plantilla, un plan estratégico, un sistema de aseguramiento de la calidad según norma ISO 9000, etc., será ésta la etapa en la que se desarrollarán los aspectos técnicos. Se deberá hacer una matriz con los distintos proyectos y su impacto en la organización, dándole prioridad en su desarrollo a los que más impacto tengan, ya que se conseguirá un efecto positivo en el posterior proceso de implantación.

3.3. Plan de comunicación.

Tras haber desarrollado el diagnóstico y los planes de acción, es necesario, en la siguiente etapa, establecer un “plan de comunicación” para conseguir:

- La integración de todos los componentes de la organización.

- Establecer un punto de partida y otro de final para saber en todo momento dónde se estaba, dónde se quiere llegar y en qué punto se está.

- Conocer en todo momento si se están alcanzando los objetivos, así como los recursos utilizados y su comparación con lo planificado.

Cuando los integrantes de la organización no saben qué está sucediendo, cómo les afectará, etcétera, se presentan innumerables problemas. Y más aún cuando empiezan a apreciar los primeros cambios. Es indispensable que todo el mundo sepa lo que está sucediendo, por qué y para qué, así como si va a afectar sus condiciones personales y profesionales.

Por ello, en el plan de comunicación se deberán definir todos sus componentes: objetivos, a quién va dirigido, con qué mensajes, en qué soportes, con qué frecuencia, etcétera.

3.4. Creación de equipos de trabajo.

La cuarta, y última etapa del desarrollo del plan de acciones consiste en la creación de equipos de trabajo, que son imprescindibles para transmitir el cambio a toda la organización.

Dependiendo de las características del proyecto y del tamaño de la organización, será necesario uno o varios equipos de trabajo, con una u otra cantidad de integrantes. Hay que definir exactamente cuáles serán las funciones y responsabilidades de esos equipos de trabajo, quiénes serán sus integrantes, cuál será la dedicación de cada uno de ellos al proyecto, quién lo liderará y cuál será la frecuencia de las reuniones.

4. Implantación del cambio.

La cuarta fase del proceso de gestión del cambio consiste en la implantación del cambio en las fases definidas y la ejecución del plan de formación. Esta fase está intrínsecamente ligada a la creación de equipos de trabajo ya que son ellos, posiblemente ayudados de personal externo, los que implantarán el cambio.

En esta fase es importante distinguir dentro de la organización quiénes pueden ser los facilitadores del cambio. Si estas personas están perfectamente identificadas, pueden ser catalizadores del cambio para ayudar a la motivación de sus compañeros.

Las siguientes acciones se llevarán a cabo durante esta fase del proceso:

• Adaptación del organigrama de la empresa.

• Puesta en marcha del plan tecnológico.

• Implantación de nuevos procesos.

• Diseño del sitio Web y/o portal, y tecnologías asociadas.

• Definición de políticas y procedimientos de seguridad.

• Puesta en marcha del plan de comunicación y acciones de marketing en Internet.

• Plan de formación.

5. Seguimiento de la solución y control.

Tras la implantación del proyecto, es imprescindible que haya un seguimiento de los indicadores que se habían definido así como actuar en consecuencia de las desviaciones producidas. En esta tarea, una herramienta como un cuadro de mando, por ejemplo, puede ser muy interesante para su correcto seguimiento.

En el desarrollo de proyectos suele dejarse de lado esta fase y, por ello, con el tiempo, los proyectos “degeneran” hasta el punto en el que un proyecto que se había planificado para mejorar, y mejora la organización hasta un momento determinado, llega a ser contraproducente por no haberse realizado un correcto seguimiento y control del mismo.