Existen algunas recomendaciones básicas cuando se envía y recibe correo electrónico. Aceptar estas sencillas normas garantiza el éxito en el intercambio de correo electrónico con el resto de usuarios de Internet. Las siguientes son las recomendaciones básicas:
• Las cabeceras de los mensajes ofrecen información al receptor de un mensaje sobre quien lo envía. Normalmente, muestra la dirección del remitente, la fecha de envío, a quién va dirigido y cuál es el asunto del mensaje.
• El asunto debe consistir en una frase corta y descriptiva del contenido del mensaje.
• Antes de enviar un mensaje hay que repasar la gramática del contenido, y pensar en el destinatario o los destinatarios, si se trata de una lista de distribución.
• No hay que incluir archivos adjuntos (attachments) sino se está seguro que el receptor los puede visualizar. Hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo cliente o programa de correo electrónico, ni el mismo sistema operativo. Por tanto, no deben utilizarse formatos o codificaciones propios del programa en los mensajes, sino los compatibles de Internet.
• Otra recomendación consiste en configurar las líneas de los mensajes a menos de 80 columnas. 75 es un número aceptable. Este aspecto depende de varios factores que hay que ajustar, como son: la resolución de la pantalla, el tamaño de la letra, el tamaño de la ventana y la configuración del cliente o programa de correo electrónico.
Antes de responder a un mensaje personal o a través de una lista, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
• La cita completa del mensaje que se está respondiendo es totalmente innecesaria. Solamente debe citarse aquello que se va a contestar y lo que sea imprescindible para entender el contexto del mensaje.
• En los foros de discusión hay que dirigirse explícitamente a quién se está contestando, sobre qué tema y en qué momento de la conversación. Ello es así porque algunas veces el tráfico en la red puede provocar retrasos en la entrega de mensajes, con lo que la secuencia de recepción puede perderse.
• Al finalizar el mensaje, es recomendable incorporar una firma automática con información adicional. Las firmas deben ser concisas y pueden ocupar un máximo de cinco líneas. Además, no deben ser ficheros adjuntos ni contener publicidad.
• En la primera línea de la firma hay que escribir dos guiones (--), ya que son caracteres entendidos por muchos servidores automáticos como el comienzo de la firma. Un ejemplo de firma podría ser el siguiente:
--(Dos guiones)
María Freire
Responsable de marketing
Gestores de la Comunicación
• Un último aspecto a considerar cuando se confeccionan mensajes para enviar a través del correo electrónico es su tamaño. Incluir ficheros largos o programas puede hacer que el mensaje sea tan largo que haya problemas para su recepción.
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